Dobbelt væsentlighedsanalyse: Sådan gennemfører du den trin for trin

Dobbelt væsentlighed i praksis: fra begreb til beslutningsgrundlag

En dobbelt væsentlighedsanalyse (DMA, Double Materiality Assessment) belyser to sider: hvordan virksomheden påvirker omverdenen, og hvordan omverdenen påvirker virksomheden. Den vurderer bæredygtig væsentlighed i to perspektiver.

Arbejdet kan følges i otte trin: 1) forbered analyse og scope, 2) forankr i ledelsen, 3) kortlæg IRO'er, 4) vurder og plot, 5) prioritér væsentlige emner, 6) omsæt til KPI'er, strategi og governance, 7) dokumentér metode og resultater, 8) hold analysen levende.

Påvirkningsvæsentlighed (impact materiality) kortlægger virksomhedens indvirkning på samfundet – klima, miljø og mennesker – både positiv og negativ. Finansiel væsentlighed (financial materiality) vurderer, hvad der har væsentlig betydning for virksomhedens udvikling, indtjening, resultat og pengestrømme.

Et bæredygtighedsemne er dobbeltvæsentligt, hvis det er betydningsfuldt fra et indvirkningsperspektiv, et finansielt perspektiv eller begge. Formålet er at identificere virksomhedens påvirkninger, risici og muligheder gennem hele værdikæden på kort, mellemlang og lang sigt.

Resultatet afgrænser rapporteringen: Virksomheden rapporterer kun om de bæredygtighedsområder, der er væsentlige, og ikke om ESRS'er – eller enkeltområder i ESRS'erne – der ikke er væsentlige. ESRS står for European Sustainability Reporting Standards og er vedtaget af EU-Kommissionen. Analysen er et krav for virksomheder, der skal rapportere efter CSRD og ESRS.

Alle store og børsnoterede virksomheder er omfattet af CSRD og skal derfor lave en dobbelt væsentlighedsanalyse. SMV'er er ikke forpligtet, men analysen kan bruges til at prioritere bæredygtige indsatser. Langt de fleste SMV'er er leverandører til store virksomheder, som skal rapportere ESG for hele værdikæden. Analysen kan derfor ruste leverandøren til at håndtere ESG-spørgsmål og datakrav fra kunderne.

To spørgsmål at stille tidligt: Hvad er en dobbelt væsentlighedsanalyse? Og behøver min virksomhed at udføre en DMA – og hvad er den kommercielle værdi? Svarene styrer, hvor ambitiøst arbejdet skal gribes an.

Analysen forkortes DMA, Double Materiality Assessment, og kaldes også DVA.

Krav og anvendelse af DMA i danske virksomheder

Forbered analysen: forretningsmodel, værdikæde og scope

Trin 1: Forbered analysen og fastlæg scope.

Der findes ikke kun én rigtig måde at gøre det på. Metoden skal stemme overens med de overordnede retningslinjer i CSRD og ESRS 1.

Før vurderingen skal analysen forberedes og scopet. Det kræver kortlægning af forretningsmodel, værdikæde og påvirkede interessenter. Omfang og væsentlighedsniveauer fastlægges og bestemmer, hvordan interessenterne involveres. Analysen kan udføres på forskellige niveauer alt efter virksomhedens størrelse, kompleksitet og rapporteringskrav; scope bør derfor matche virksomheden frem for en generisk skabelon.

Scope-arbejdet tager højde for, at påvirkninger, risici og muligheder varierer meget fra branche til branche. En produktionsvirksomhed, en transportvirksomhed, en handelsvirksomhed og en kontorbaseret rådgivningsvirksomhed har vidt forskellige profiler.

Gå værdikæden igennem led for led – egne anlæg, leverandører, transport, produkter, brugsfase og bortskaffelse – og notér for hvert led, hvilke emner der er i spil: energi- og vandforbrug, udledninger, affald, arbejdsforhold og indkøb. Knyt hvert led til den interne funktion, der er ansvarlig, så IRO-kortlægningen senere kan valideres af de rette fagpersoner.

Kortlægningen af relevante ESG-temaer bør bygge på både intern og ekstern stakeholderdialog, så eksterne krav og forventninger kommer ind tidligt. Afklar samtidig formatet: hvilke emner skal vurderes på tværs af hele værdikæden, og hvilke kan afgrænses til enkelte led?

Til at sikre dækning kan I bruge rammeværker som GRI, SASB og CSRD.

Start med ledelsen: sikr ejerskab, ressourcer og fælles sprog

Trin 2: Forankr arbejdet i ledelsen.

Første skridt er en kick-off-workshop med ledelsen. Den skal sikre ledelsens og bestyrelsens forståelse, engagement og prioritering af virksomhedens ESG-indsatser, herunder udarbejdelsen af en dobbelt væsentlighedsanalyse og ESG-rapportering jf. CSRD. Deltagerne bør få en grundig introduktion til ESG som helhed, til det nye direktivs betydning og en gennemgang af de 12 overordnede ESRS-emner.

Fremgangsmåden fra Dansk Industri og Rambøll Management Consulting beskriver fire konkrete skridt. STEP 1 er kick-off-workshoppen med ledelsen.

Den valgte metode skal stemme overens med de overordnede retningslinjer i CSRD, og retningslinjerne for udarbejdelsen findes i ESRS 1. Dansk Industri har sammen med Rambøll Management Consulting beskrevet en fremgangsmåde i fire skridt, som er anvendt på virksomheder i størrelsesordenen 500-700 medarbejdere – altså rapporteringspligtige virksomheder. Ifølge Dansk Industri kan guiden også bruges som inspiration for SMV'er.

På workshoppen bør det besluttes, hvem der er procesejer, hvilke interne eksperter der skal bidrage – eksempelvis indkøb, drift, HR, miljø og økonomi – og hvornår ledelsen skal træffe beslutningen om, hvilke emner der er væsentlige. Beslutningstidspunktet skal ligge, så afgrænsningen af rapporteringen kan indgå i regnskabsprocessen og ikke først foreligge, efter rapporten er skrevet.

Kortlæg indvirkninger, risici og muligheder i værdikæden

Trin 3: Kortlæg indvirkninger, risici og muligheder – IRO'er.

Når scope er fastlagt, skal indvirkninger, risici og muligheder – IRO'er – kortlægges. Det kræver involvering af interne interessenter og eksperter til validering af virksomhedens påvirkninger, risici og muligheder.

På påvirkningssiden identificeres faktiske eller potentielle, positive eller negative påvirkninger, som virksomheden har på mennesker eller miljø på kort, mellem- eller lang sigt. På den finansielle side identificeres risici og muligheder, der har effekt på virksomhedens pengestrømme, udvikling, resultater, stilling, kapitalomkostninger eller adgang til finansiering på kort, mellemlang og lang sigt.

Bredden er stor: klima, energi, affald, biodiversitet, arbejdsmiljø, medarbejdertrivsel, diversitet, leverandørkæder, forretningsetik og ledelse. Påvirkninger kan gå gennem CO2-udledning, energiforbrug, affald, vandforbrug, arbejdsforhold, produkter, leverandørkæder og påvirkning af lokalsamfund. Finansielle forhold rammer typisk drift, omsætning, omkostninger, konkurrenceevne, adgang til finansiering og forsyningssikkerhed.

Hold overblikket ved systematisk at stille to grundspørgsmål: Hvordan påvirker virksomheden mennesker, miljø og samfund? Og hvordan påvirker bæredygtighedsforhold virksomheden? Før hvert svar ind i et IRO-register med emne, ESRS-reference, led i værdikæden, faktisk eller potentiel, positiv eller negativ, tidshorisont og den interne kilde, der har valideret oplysningen.

Top 5 ESG-emner i dansk produktion (eksempler)

Vurder IRO'er og plot dem i en væsentlighedsmatrix

Trin 4: Vurder IRO'er og plot dem i en væsentlighedsmatrix.

Bæredygtig væsentlighed vurderes ud fra konsekvensernes omfang, indvirkningens omfang og den uoprettelige karakter af virkningen. Finansiel væsentlighed vurderes ud fra sandsynligheden for forekomst og størrelsen af de potentielle finansielle virkninger. De to perspektiver vurderes efter forskellige kriterier og skal scores hver for sig.

Når emnerne er rangeret efter finansiel og påvirkningsmæssig væsentlighed, kan resultatet visualiseres i en væsentlighedsmatrix med finansiel væsentlighed på den ene akse og påvirkningsmæssig væsentlighed på den anden. Matricen viser, hvor virksomhedens ressourcer bør prioriteres.

For at gøre vurderingen sporbar bør hvert kriterium have en fast, på forhånd defineret skala. Hver score bør ledsages af en kort begrundelse og en henvisning til den data eller ekspert, der ligger bag. Dermed fungerer matrixen både som beslutningsgrundlag for ledelsen og som revisionsspor, når afgrænsningen af rapporteringen senere skal forsvares.

Prioritér: Hvilke emner er væsentlige at rapportere og handle på?

Trin 5: Prioritér de emner, der er væsentlige at rapportere og handle på.

Herefter udvælges de væsentlige indvirkninger, risici og muligheder. Udvælgelsen afgrænser også, hvilke emner der ikke skal rapporteres på.

SMV'er, der rapporterer frivilligt efter VSME-standarden, er ikke forpligtet til en DMA. Tankegangen bag dobbelt væsentlighed kan stadig bruges til at prioritere ESG-arbejdet og udvikle rapporteringen over tid.

ESRS 1 beskriver dobbelt væsentlighed som grundlaget for bæredygtighedsrapporteringen: Virksomheden skal først identificere væsentlige emner relateret til påvirkninger, risici og muligheder og derefter afgøre, hvilke oplysninger der skal rapporteres.

For hvert emne bør det fremgå, om væsentligheden kommer fra indvirkningsperspektivet, det finansielle perspektiv eller begge, hvilken tidshorisont der er afgørende, og hvilket led i værdikæden vurderingen knytter sig til. Emner under de fastlagte væsentlighedsniveauer skal have en dokumenteret begrundelse for ikke at være med – den begrundelse skal senere bære afgrænsningen af rapporteringen.

Omsæt analysen til KPI'er, strategi og governance

Trin 6: Omsæt analysen til KPI'er, strategi og governance.

Når de mest kritiske ESG-faktorer er identificeret og rangeret, er næste skridt at fastlægge KPI'er, der kan måle og styre indsatsen.

En praktisk tilgang er fire handlingstrin: 1) identificér ESG-emner med dobbelt væsentlighed, 2) prioritér de mest kritiske ESG-faktorer, 3) fastlæg KPI'er, 4) integrér ESG i virksomhedens strategi.

Eksempler på KPI'er på tværs af de tre dimensioner: Miljø – CO2-udledning pr. produktenhed, energiforbrug fra vedvarende kilder, vandforbrug og affaldsreduktion. Socialt – medarbejdertilfredshed, ligestilling i ledelsen, arbejdsulykker og leverandørers menneskerettighedsoverholdelse. Governance – andel af bestyrelsesmedlemmer med ESG-kompetencer, anti-korruptionsinitiativer og transparens i ESG-rapporteringen.

Faktorerne skal integreres i virksomhedens strategi og daglige styring. Analysearbejdet kan samtidig bruges til at etablere en governancestruktur og datastyring, som er nødvendig ved due diligence i bæredygtighedsrapporteringen.

For SMV'er kan det give en konkurrencefordel, lette værdiskabende kundedialoger og levere den data, store kunder efterspørger som følge af deres egne rapporteringskrav. Flere SMV'er oplever allerede, at store kunder stiller nye krav som følge af de ændrede rapporteringsregler.

Dokumentér metode og resultater – og hold analysen levende

Trin 7: Dokumentér metode og resultater. Trin 8: Hold analysen levende.

Sidste skridt er at rapportere og dokumentere metode og resultater. Dokumentationen bør dække scope og afgrænsning, hvilke interessenter der er involveret og hvordan, de anvendte kriterier og væsentlighedsniveauer, de enkelte vurderinger med begrundelser samt den endelige udvælgelse af væsentlige indvirkninger, risici og muligheder.

Erhvervsstyrelsen har en skabelon og vejledning, der kan hjælpe. Som SMV kan du finde de vigtigste principper i en dobbelt væsentlighedsanalyse på Virksomhedsguiden.

Virksomheder, der ikke i første omgang er omfattet af rapporteringskravene, kan bruge analysen til at offentliggøre en såkaldt prøverapport, før de eventuelt bliver omfattet. Det kan give rettidig feedback fra revisoren og nødvendige justeringer til kommende regnskabsår.

For at holde analysen levende bør vurderingerne revurderes, når forretningsmodellen, værdikæden eller de underliggende forhold ændrer sig. Nye IRO'er føres ind i registeret efter samme kriterier og med samme dokumentation som de oprindelige.