Rekruttering inden for loven: Sådan undgår du diskrimination i jobopslag og samtaler

Hvad loven kræver af jer som arbejdsgiver

Forskelsbehandlingslovens § 5 er den bestemmelse, der oftest bliver relevant, når I skriver et stillingsopslag. Ordlyden er, at det ikke ved annoncering må angives, at der til ansættelse eller erhvervsuddannelse søges eller foretrækkes en person af en bestemt race, hudfarve, … – opremsningen fortsætter i bestemmelsen. Bemærk, at både »søges« og »foretrækkes« står i teksten: Et opslag behøver ikke udelukke nogen eksplicit for at være omfattet, hvis det angiver en præference for en bestemt gruppe.

Beskæftigelsesministeriet udarbejdede i april 2024 en ny juridisk vejledning om forskelsbehandlingsloven, som gælder på arbejdsmarkedet. Ministeriet opsummerer selv rækkevidden sådan: Forbuddet mod forskelsbehandling gælder ved ansættelse, under ansættelsen og ved afskedigelse, og loven forbyder også chikane på grund af etnisk oprindelse. Det betyder, at det ikke er nok at få godkendt opslaget – spørgsmålene i samtalen, tonen i ansættelsesudvalget, ansættelsesvilkårene og begrundelsen for en senere opsigelse er underlagt samme forbud.

For jeres proces betyder det, at hvert udvælgelsesskridt bør kunne føres tilbage til jobbet: hvilke opgaver stillingen indeholder, hvilke resultater der forventes, og hvilke kompetencer der faktisk er nødvendige. Kan I dokumentere den sammenhæng, har I samtidig svaret, hvis en kandidat spørger, hvorfor hun eller han ikke gik videre.

Vigtigste regler fra forskelsbehandlingsloven

Start med jobbet – ikke med en forestilling om kandidaten

MEDST anbefaler at gennemføre en jobanalyse, før I søger, fordi det er afgørende at afklare, hvilke kompetencer I leder efter, og hvilke konkrete opgaver I har brug for at få løst – både nu og i fremtiden. Jobanalysen besvares med spørgsmål som: Hvilke opgaver skal en kommende medarbejder løse? Hvilke resultater forventes medarbejderen at levere? Hvad er succeskriterierne, og hvornår forventes de indfriet? Hvilke rammer skal medarbejderen indgå i? Hvem skal medarbejderen samarbejde med? Hvor meget selvstændighed forventes i stillingen, og hvor høj kompleksitet skal medarbejderen navigere i?

MEDST peger også på, at en ledig stilling er en mulighed for at tilføre nye eller andre kompetencer til teamet og organisationen – overvej derfor, om I har brug for en tilsvarende profil som den, der er stoppet, eller for noget andet. Analysen kan samtidig bruges til at blive klogere på, hvad der er attraktivt i jobbet, og hvad I kan tilbyde. Den del er starten på forventningsafstemningen med kandidaten: Det, I beskriver her, er det, opslaget og samtalen skal holde.

Kompetenceprofilen som beskyttelse mod bias

Kompetenceprofilen tager afsæt i jobanalysen og kan ifølge MEDST med fordel indeholde temaerne uddannelsesbaggrunde, erfaringer, personlige kompetencer, faglige kompetencer samt supplerende kompetencer, som er en fordel, men ikke nødvendige. Skellet mellem det nødvendige og det blot ønskværdige bør fastholdes skriftligt, fordi det er dér, uformelle præferencer typisk sniger sig ind som krav.

Vægt kompetencerne efter, hvor vigtige de er for opgavevaretagelsen – MEDST foreslår at give hver kompetences vigtighed en score på en skala fra 1-5, så I bagefter kan vurdere, i hvilken grad kandidaterne besidder de vigtigste kompetencer. Profilen kan samtidig tjene som tjekliste, når I udvælger kandidater, og MEDST fremhæver, at den mindsker bias i beslutningsprocessen, fordi den sætter fokus på de objektive kompetencer, I søger. Husk at tage højde for både kompetencebehovet i den specifikke stilling og arbejdspladsens samlede kompetencebehov; MEDST henviser til arbejdspladsens kompetencestrategi og til Kompetencesekretariatet for rådgivning og værktøjer hertil.

Rekrutteringsproces uden diskrimination

Forskel mellem nødvendige og supplerende kompetencer

Sådan skriver I et stillingsopslag uden diskriminerende signaler

Ifølge MEDST øger målrettet publicering og et gennemarbejdet stillingsopslag chancerne for at tiltrække de rette kandidater, og det indledende arbejde i forberedelsesfasen og med opslaget er starten på forventningsafstemningen med kandidaten. Opslaget skal derfor kunne holde til at blive læst som det første løfte om, hvordan jobbet faktisk er.

Formuleringerne skal samtidig holde sig inden for forskelsbehandlingslovens § 5, der ikke tillader, at der ved annoncering angives, at der søges eller foretrækkes en person af en bestemt race, hudfarve, … og videre i opremsningen. Konsekvensen i praksis er at holde beskrivelsen på opgaver, resultater, rammer og samarbejdsflader frem for på forestillinger om, hvem personen er. Krav, der ikke kan føres tilbage til en opgave eller et succeskriterium i jobanalysen, hører ikke hjemme i opslaget – og bør heller ikke dukke op i screeningen, hvor de blot flytter diskussionen et skridt længere ind i processen.

Brug kompetenceprofilens skel mellem nødvendige og supplerende kompetencer aktivt i teksten: Det nødvendige beskrives som krav, det supplerende som en fordel, men ikke et krav. Dermed matcher opslagets krav præcis den tjekliste, I senere vurderer kandidaterne efter, og kandidater uden de supplerende kompetencer falder ikke ud af sig selv, før de har været vurderet.

Samtalen: spørg om jobbet, ikke om identitet

Planlæg samtalen ud fra jobanalysen og kompetenceprofilen. Med jobanalysen kan I formulere spørgsmål, der knytter sig til de opgaver, resultater, rammer, samarbejdsflader og den grad af selvstændighed, stillingen indeholder, og med kompetenceprofilen som tjekliste kan I stille den samme kerne af jobrelevante spørgsmål til alle kandidater. Det giver ét vurderingsgrundlag og gør det muligt at sammenligne kandidaterne på de kompetencer, der er vægtet højest – fx via den score fra 1-5, som MEDST foreslår til at vægte kompetencerne.

Spørgsmål om navn, baggrund, familieforhold, alder eller religion flytter vurderingen fra opgaverne over til identiteten og giver svar, der ikke kan bruges til at forudsige noget om jobbet. Skriv i stedet spørgsmålene på forhånd ud fra jobanalysen, og notér undervejs, hvilke opgaver kandidaten har eksempler på, og hvilke der fortsat er uafklarede. Bias i vurderingen opstår typisk i mødet mellem et godt indtryk og en uformuleret præference – og den mest effektive modvægt er en skriftlig profil, konkrete kriterier og en opsamling, hvor udvalget kort lægger sine observationer frem, før I beslutter jer.

Når tonen bliver krænkende – også i rekrutteringsrummet

Arbejdstilsynet definerer krænkende adfærd på arbejdspladsen på baggrund af etnicitet som tilfælde, hvor en medarbejder eller leder bliver udsat for mobning eller diskrimination på grund af hudfarve, kultur, religion eller nationalitet, og myndigheden understreger, at det kan opstå på alle arbejdspladser og i alle brancher. Arbejdstilsynet giver konkrete eksempler: at lave sjov med en kollegas udtale, at lave jokes eller tale nedladende om det land, en kollega har tilknytning til, at komme med nedladende bemærkninger om en kollegas kulturelle tradition, eller at blive mødt med tavshed, ignoreret eller ikke inviteret med til frokost. Da forskelsbehandlingsloven også forbyder chikane på grund af etnisk oprindelse, er den slags situationer ikke bare et spørgsmål om dårlig tone – de falder ind under samme regelsæt, som I bruger, når I ansætter.

Arbejdstilsynets fem råd til ledere er: sig klart og tydeligt til medarbejderne, at krænkende adfærd er uacceptabelt; sørg for løbende dialog om god adfærd, grænser og omgangstone; tag henvendelser om krænkende adfærd alvorligt; fortæl medarbejderne, at de trygt kan gå til dig eller andre, og forklar, hvad der sker, efter de har fortalt om krænkelsen; og skab rum til at sige fra. Rådene kan overføres direkte til ansættelsesudvalget: Aftal på forhånd, hvordan I afbryder en samtale, hvor en kandidats udtale, navn eller baggrund bliver gjort til genstand for jokes eller nedladende bemærkninger, hvem der noterer hændelsen, og hvordan I efterfølgende tager samtalen, så kandidaten ikke står alene med oplevelsen.

Arbejdstilsynet peger også på vidnets rolle: Hvis du er vidne til, at en kollega bliver udsat for krænkende adfærd, kan du gøre en forskel ved at gribe ind – du kan sige fra i situationen eller tage fat i din leder, som skal være med til at tage hånd om problemet. I et ansættelsespanel betyder det, at den, der ikke selv er målet for bemærkningen, har en handlepligt: sig fra i situationen, eller bring det videre til den, der leder rekrutteringen. Den, der oplever krænkelsen, kan ifølge Arbejdstilsynet tage sin egen oplevelse alvorligt, sige tydeligt fra, når grænser bliver overskredet, og skrive hændelser ned og gemme eventuelle sms'er, mails eller lignende – materiale, der kan bruges over for ledelse, fagforening, Arbejdstilsynet og i en eventuel politianmeldelse, arbejdsskadesag eller retssag.

Hvis en kandidat eller medarbejder føler sig diskrimineret

Diskriminationslinjen drives af Institut for Menneskerettigheder og kan kontaktes, hvis man har været udsat for diskrimination på grund af alder, religion, handicap, race, etnisk oprindelse, seksualitet, køn, kønsudtryk, kønsidentitet eller kønskarakteristika – fx på arbejdet, på en uddannelse eller i mødet med myndigheder. Telefonnummeret er 3269 8666, og linjen har åbent mandag-torsdag kl. 12.00-15.00. Når man ringer, vurderer rådgiverne, om de kan hjælpe med sagen, og de juridiske rådgivere kan blandt andet hjælpe med at skrive en klage eller med at føre sagen ved Ligebehandlingsnævnet. Der tilbydes tegnsprogstolk, efter at Diskriminationslinjen sammen med Danske Døves Landsforbund har sikret, at personer med behov for tolk kan booke fjerntolkning gratis til samtaler med linjen.

For jer som ledelse er den praktiske anvendelse at kunne henvise konkret: En kandidat eller medarbejder, der oplever at være blevet ringere behandlet, kan ringe til Diskriminationslinjen og få afklaret sin situation og sine muligheder, og linjen kan bistå gennem hele sagsforløbet. Har I selv brug for at forstå rækkevidden af reglerne, er Beskæftigelsesministeriets juridiske vejledning om forskelsbehandlingsloven fra april 2024 det pejlemærke, der dækker ansættelse, ansættelsesforløbet og afskedigelse.